Gdy KSeF jest niedostępny, ustawa pozwala wystawić fakturę w trybie offline — z numerem nadanym przez wystawcę i kodem QR. Faktura musi zostać przesłana do systemu MF w terminie 1 dnia roboczego po ustąpieniu awarii (awaria MF) lub w następnym dniu roboczym (własny problem techniczny). Plan awaryjny — kto wystawia faktury offline, w jakim systemie, kto odpowiada za przesłanie — musi być udokumentowany i przetestowany. Brak planu to ryzyko operacyjne i ryzyko audytowe w obszarze kontroli wewnętrznej.
Dwa tryby offline — różne zasady
Ustawa o KSeF przewiduje dwa odrębne scenariusze niedostępności systemu, które różnią się zasadami i terminami:
| Scenariusz | Kiedy stosowany | Termin przesłania do KSeF | Jak udokumentować |
|---|---|---|---|
| Awaria po stronie MF (tryb awarii) | MF ogłasza niedostępność systemu na stronie podatki.gov.pl | Do końca następnego dnia roboczego po ogłoszeniu przez MF ustąpienia awarii | Zachować zrzut ekranu komunikatu MF o awarii z datą i godziną |
| Awaria po stronie wystawcy (tryb offline) | Problem z własnym systemem, integracją lub połączeniem — KSeF działa, wystawca nie może się połączyć | W następnym dniu roboczym po dniu wystawienia faktury offline | Log systemu potwierdzający niedostępność połączenia, zapis przyczyny |
Faktura offline — co musi zawierać
Faktura wystawiona w trybie offline różni się od standardowej faktury KSeF w jednym kluczowym punkcie: zamiast numeru KSeF nadanego przez MF, ma:
- Numer nadany przez wystawcę zgodnie z przyjętą sekwencją numeracji
- Kod QR umożliwiający weryfikację faktury przez nabywcę przed uzyskaniem numeru KSeF
- Wszystkie standardowe elementy faktury VAT (art. 106e ustawy o VAT)
Po przesłaniu do KSeF faktura otrzymuje numer KSeF i staje się pełnoprawną fakturą ustrukturyzowaną. Do tego momentu — funkcjonuje jako faktura papierowa/PDF z kodem QR.
Przykład — awaria w praktyce
Firma budowlana, faktura za etap robót: 850 000 PLN netto. Termin wystawienia: 31 marca (koniec kwartału, warunek płatności inwestora).
Scenariusz: o godzinie 8:00 system ERP nie może połączyć się z API KSeF. MF nie ogłosiło awarii — problem po stronie własnej integracji.
| Co zrobić | Termin |
|---|---|
| Wystawić fakturę w trybie offline w systemie awaryjnym (np. przygotowany szablon XML) | 31 marca, jak najszybciej |
| Przekazać fakturę nabywcy (PDF z QR) | 31 marca |
| Zarejestrować zdarzenie w dzienniku awaryjnym (log) | 31 marca |
| Naprawić połączenie i przesłać fakturę do KSeF | Najpóźniej 1 kwietnia (następny dzień roboczy) |
| Zachować potwierdzenie nadania numeru KSeF | 1 kwietnia po przesłaniu |
Jeśli firma nie ma systemu awaryjnego i nie może wystawić faktury w trybie offline — traci termin wystawienia faktury, co może naruszać warunki kontraktu z inwestorem i opóźnić płatność.
Co musi zawierać plan awaryjny
- System awaryjny do wystawiania faktur offline — może to być narzędzie dostawcy systemu ERP, aplikacja MF lub przygotowany szablon XML. Musi generować faktury w formacie zgodnym z FA(3) i kody QR.
- Matryca uprawnień offline — kto może wystawiać faktury w trybie offline gdy główny system jest niedostępny. Nie może to być jedna osoba bez zastępstwa.
- Procedura monitorowania awarii MF — kto sprawdza podatki.gov.pl, jak często, kto decyduje o przejściu w tryb offline.
- Dziennik zdarzeń awaryjnych — każda faktura offline musi być zarejestrowana z datą, godziną, przyczyną i terminem przesłania do KSeF.
- Procedura przesłania zaległych faktur do KSeF — kto to robi, jak weryfikuje czy wszystkie offline trafiły do systemu.
- Test planu — minimum raz przed wdrożeniem KSeF. Symulacja: wystawienie faktury offline, przesłanie do KSeF, weryfikacja numeru KSeF.
Jak audytor ocenia plan awaryjny KSeF
Przy badaniu sprawozdań za 2026 rok audytor będzie oceniał kontrolę wewnętrzną w obszarze KSeF — w tym plan awaryjny. Konkretnie sprawdza:
- czy plan awaryjny istnieje i jest udokumentowany
- czy był testowany przed wdrożeniem
- czy faktury offline były przesyłane w terminie (weryfikacja przez porównanie dat offline vs dat numeru KSeF)
- czy dziennik zdarzeń jest prowadzony
- czy istnieje procedura na wypadek niedotrzymania terminu przesłania
Brak planu awaryjnego lub nieprzetestowany plan to obserwacja w liście do zarządu (management letter). Jeśli faktury offline nie były przesyłane w terminie — to potencjalny błąd VAT i ryzyko podatkowe.
Z mojej praktyki
Najczęstsze pytania
Chcesz sprawdzić czy Twój plan awaryjny KSeF jest wystarczający?
Jeśli chcesz ocenić gotowość procesów KSeF — w tym procedury awaryjne — z perspektywy kontroli wewnętrznej i audytu, porozmawiaj z biegłym rewidentem który patrzy na te procesy z obu stron.
Czytaj dalej
Powiązane usługi JMFC
