Jeżeli Twój projekt jest finansowany bezpośrednio przez Komisję Europejską (Horyzont Europa, LIFE, Erasmus+, CEF) i wkład UE dla Twojej instytucji przekroczy 430 000 EUR – jesteś zobowiązany do dostarczenia certyfikatu CFS przed złożeniem wniosku o płatność końcową. CFS może wystawić wyłącznie niezależny zewnętrzny audytor.
Czym jest certyfikat CFS?
Certificate on the Financial Statements (CFS) to dokument wydawany przez niezależnego zewnętrznego audytora, który poświadcza, że koszty zadeklarowane przez beneficjenta w ramach projektu finansowanego przez Komisję Europejską są:
- rzeczywiście poniesione,
- prawidłowo zaksięgowane zgodnie z polityką rachunkowości beneficjenta,
- kwalifikowalne zgodnie z warunkami Grant Agreement i zasadami programu.
CFS nie jest opinią z badania sprawozdania finansowego. To usługa atestacyjna – audytor wykonuje określone procedury weryfikacyjne i raportuje ich wyniki, nie wydając ogólnej oceny całości sprawozdawczości finansowej beneficjenta. Podstawą metodologiczną jest standard ISRS 4400 (uzgodnione procedury), a zakres tych procedur jest narzucony przez Komisję Europejską w Annex 7 do Grant Agreement.
Kiedy CFS jest wymagany?
Obowiązek dostarczenia CFS wynika bezpośrednio z Grant Agreement – konkretnie z jego Artykułu 25 i Annex 7. Warunek jest jeden, za to precyzyjny:
| Warunek | Szczegół |
|---|---|
| Wkład UE dla beneficjenta | > 430 000 EUR (ERC: > 325 000 EUR) |
| Bez kosztów ryczałtowych | lump sum nie liczy się do progu |
| Per beneficjent | nie per konsorcjum |
| Moment złożenia | załącznik do wniosku o płatność końcową |
Moment złożenia CFS
CFS jest wymagany jako załącznik do wniosku o płatność końcową (Final Payment Request) składanego w portalu EU Funding & Tenders. Komisja Europejska może wstrzymać płatność końcową do czasu dostarczenia prawidłowego certyfikatu.
W praktyce oznacza to, że audyt CFS powinien być zaplanowany z wyprzedzeniem co najmniej 4–6 tygodni przed planowanym złożeniem wniosku o płatność końcową. Audytor potrzebuje czasu na zebranie dokumentów, przeprowadzenie procedur i sporządzenie raportu.
CFS a audyt dotacji strukturalnych – kluczowa różnica
To rozróżnienie jest fundamentalne, a w praktyce często ignorowane. CFS i audyt projektów z funduszy strukturalnych to dwie osobne usługi – różnią się podstawą prawną, standardem, zakresem i formatem raportu.
| Cecha | Certyfikat CFS | Audyt dotacji strukturalnych |
|---|---|---|
| Podstawa prawna | Grant Agreement z Komisją Europejską | Umowa z krajową instytucją pośredniczącą |
| Programy | Horyzont Europa, LIFE, Erasmus+, CEF | FENG, FEiR, NCBiR, NFOŚiGW, KPO |
| Próg | > 430 000 EUR wkładu UE per beneficjent | Zależny od programu – często > 750 000 EUR |
| Standard audytu | ISRS 4400 – zakres narzucony przez KE | Wytyczne krajowe / ISAE 3000 |
| Format raportu | Formularz KE z Annex 7 Grant Agreement | Zgodny z wymogami instytucji krajowej |
| Audytor wewnętrzny | Niedopuszczalny | Niedopuszczalny |
Beneficjent może jednocześnie prowadzić projekt Horyzont Europa (wymagający CFS) i projekt NCBiR (wymagający audytu strukturalnego). To dwa odrębne zlecenia dla audytora – z odrębnymi dokumentami i odrębnymi raportami.
Co weryfikuje audytor w ramach CFS?
Zakres procedur CFS jest ściśle określony przez Komisję Europejską w Annex 7 do Grant Agreement. Audytor nie ma swobody w jego interpretacji – stosuje dokładnie te procedury, które zostały tam wymienione. Obejmują one weryfikację:
- Rzeczywistego poniesienia kosztów – faktury, umowy, dowody zapłaty, wyciągi bankowe.
- Prawidłowości ewidencji księgowej – koszty ujęte w księgach zgodnie z polityką rachunkowości beneficjenta.
- Kwalifikowalności wydatków – zgodność z zasadami programu i postanowieniami Grant Agreement.
- Kosztów personelu – metodologia obliczania stawek godzinowych, time-sheety, umowy o pracę i wynagrodzenia.
- Kosztów pośrednich – prawidłowość stosowanej metody alokacji (actual costs lub flat rate 25%).
- Podwykonawstwa – dokumentacja, faktury, brak konfliktu interesów, zgodność z Grant Agreement.
- Przychodów projektu i wkładu własnego – prawidłowe ujęcie i rozliczenie.
- Braku podwójnego finansowania – weryfikacja, że te same koszty nie zostały zadeklarowane w innym projekcie publicznym.
Jak się przygotować do audytu CFS?
Dobre przygotowanie skraca czas audytu i minimalizuje ryzyko uwag. Poniżej lista dokumentów i działań, które warto przygotować zanim audytor rozpocznie pracę.
Lista kontrolna beneficjenta przed CFS
- Grant Agreement i wszystkie aneksy (w tym Annex 2 – opis projektu i budżet)
- Zestawienie poniesionych kosztów (financial statement) w podziale na kategorie budżetowe
- Faktury i umowy z dostawcami i podwykonawcami
- Dowody zapłaty (wyciągi bankowe lub potwierdzenia przelewów)
- Dokumenty kadrowe: umowy o pracę, angaże, potwierdzenia wynagrodzenia
- Time-sheety za cały okres projektu (dla każdego pracownika zaangażowanego w projekt)
- Metodologia obliczania stawki godzinowej (Personnel cost methodology)
- Polityka rachunkowości obowiązująca w instytucji
- Wyodrębniona ewidencja analityczna kosztów projektu
- Dokumentacja dotycząca zamówień (zapytania ofertowe, oferty, wybór dostawcy)
- Decyzje o przyznaniu dofinansowania lub aneksy (amendments)
Przebieg współpracy przy CFS
Standardowy audyt CFS przebiega w czterech etapach i trwa 1–3 tygodnie od dostarczenia kompletnej dokumentacji.
| Etap | Czas | Co się dzieje |
|---|---|---|
| 1. Analiza Grant Agreement | Dzień 1–2 | Przegląd umowy, Annex 7 i specyficznych wymogów programu. Przekazanie listy dokumentów do dostarczenia. |
| 2. Weryfikacja kosztów | Tydzień 1–2 | Sprawdzenie dokumentacji źródłowej: faktur, time-sheetów, ewidencji analitycznej, metodologii kosztów pośrednich. |
| 3. Ustalenia i korekty | Tydzień 2–3 | Omówienie uwag. W wielu przypadkach możliwe uzupełnienie dokumentacji lub korekta kalkulacji przed finalnym raportem. |
| 4. Raport CFS | Tydzień 2–3 | Gotowy certyfikat w oficjalnym formularzu KE z tabelą kosztów – do złożenia w portalu EU Funding & Tenders. |
Przy naglących terminach płatności możliwe jest ustalenie priorytetowego harmonogramu. Warunkiem jest dostarczenie kompletnej dokumentacji od pierwszego dnia współpracy.
Chcesz omówić CFS dla swojego projektu?
Umów krótką konsultację z biegłym rewidentem – sprawdzę wymagania Twojego Grant Agreement i wycenię zakres prac w ciągu 24 godzin.
FAQ – Certyfikat CFS
Czytaj dalej
Powiązane usługi JMFC
